Sekretär/Sachbearbeiter (m/w/d)

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Top Job

Sekretär/Sachbearbeiter (m/w/d)
Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.
Berlin
Vollzeit
Gesundheitsangebote
Weiterbildungsangebote
Tarifvergütung
Teilweise Remote
06.07.2026
Ref-Nr: 1465349
Jetzt bewerben
Sekretär/Sac...

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Sekretär/Sachbearbeiter (m/w/d)
Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.
Berlin
Vollzeit
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Teilweise Remote
06.07.2026
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Sekretär/Sachbearbeiter (m/w/d)
Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.
Ref-Nr: 1465349
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Die Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. ist weltweit mit etwa 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Bereichen politische Bildung, Beratung, europäische und internationale Zusammenarbeit sowie Forschung und Begabtenförderung tätig.
Die Hauptabteilung Europäische und Internationale Zusammenarbeit, Abteilung Inlandsprogramme, sucht zum
01. August 2026 für den Standort Berlin einen
Sekretär/Sachbearbeiter (m/w/d)
Folgende Aufgaben erwarten Sie:
* organisatorisch-logistische Vorbereitung und Unterstützung bei der Durchführung von Dialogprogrammen sowie bei der Betreuung der EIZ-Stipendiaten (z.B. in Form von Flugbuchungen, Hotelbuchungen, Restaurantbuchungen neben Vorrecherchen, Preisvergleichen und Angebotsdokumentation)
* Vorbereitung der Mitteilungen an den Zuwendungsgeber inkl. Erstellung von Kostenplänen
* vertragliche Verpflichtung von Referenten und Dolmetschern
* Eingabe der Programme bzw. Veranstaltungen in die Programme Alpha Office und Fav2
* Koordinierung von Übersetzungsaufträgen sowie Dolmetscheinsätzen und deren Verpflichtung
* Erstellung von Reiseplänen und Organisation der erforderlichen Transporte
* Regelung von Hotel- und Flugbuchungen sowie Ticketanweisungen
* Vorbereitung von Führungen durch politische Institutionen sowie kultureller Programmpunkte
* Akquisition und Zusammenstellung von themenspezifischem Informationsmaterial (z. B. über Internetrecherche) für die Teilnehmer
* Tagungskoordination und-assistenz bei internationalen Veranstaltungen, auch Betreuung internationaler Gäste
* Vorprüfung von Rechnungen und vorbereitende Buchführung
* Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere: Aktenführung, Wiedervorlage, elektronische Datenpflege (Nachkontaktdatei für ehemalige Teilnehmer an o.a. Programmen u.a.)
* Unterstützung/Vertretung anderer Sekretärinnen / Sachbearbeiterinnen bei personellen Engpässen

Diese Qualifikationen bringen Sie mit:
* abgeschlossene Berufsausbildung
* Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation
* gute Fremdsprachkenntnisse, insb. Englisch
* organisatorisches Geschick, teamorientierte Arbeitsweise
* sehr gute EDV-Kenntnisse insb. der Anwendungssoftware MS Word und MS Excel
* Erfahrung im Bereich von Social Media und Videokonferenzen (z.B. Zoom, MS Teams, Webex)
* Bereitschaft zur laufenden Weiterbildung im Bereich digitale Veranstaltungsformate, Social Media und EDV

Wir bieten Ihnen:
* eine zunächst auf zwei Jahre befristete Vollzeittätigkeit mit der Option auf Weiterbeschäftigung
* eine Vergütung nach TVöD-B...