Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege

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Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege
* Medizinischer Dienst Westfalen-Lippe
* Münster
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* Homeoffice möglich, Teilzeit, Vollzeit
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Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege
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Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege Medizinischer Dienst Westfalen-Lippe

Einleitung
Der Medizinische Dienst Westfalen-Lippe übernimmt im gesetzlichen Auftrag an einer wichtigen Stelle Verantwortung für die Stabilität unseres Gesundheitssystems: Wir sorgen mit unserer sozialmedizinischen Begutachtung und Beratung dafür, dass es in unserer gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung gerecht und transparent zugeht. Dabei stehen wir auf der Seite der Versicherten und Beitragszahlenden, die auf ein funktionierendes Solidarsystem vertrauen. Diese Verantwortung tragen wir gerne und sind stolz darauf.
Im Zentralen Service in Münster ist zum 01.09.2026 die Stelle Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege mit dem Schwerpunkt Sozialmedizinische Expertengruppe Pflege/Hilfebedarf (SEG 2) neu zu besetzen.
Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team administrativ tatkräftig unterstützt und die reibungslose Organisation des Sekretariats sicherstellt.
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Ihre Tätigkeit umfasst folgende Aufgaben:
* Bearbeitung von Post und Maileingängen
* Vorbereiten und Nachbereiten von Sitzungen, einschließlich
* Erstellen und Versenden von Einladungen
* Redigieren von Versand der Protokolle

* Redigieren und Versand von Manuskripten (z. B. Expertisen und Stellungnahmen)
* Pflege der Mitgliederliste der SEG 2
* Einfordern, Anmahnen, Erfassen und Aufbereiten der Zeitaufwände der SEG 2 Mitglieder
* Überwachung der Terminplanung und Vorbereitung
* Beantwortung von Anfragen
* Terminmanagement: Koordinieren und Bestätigen von Terminen sowie die Planung von Besprechungen
* Pflege von Datenbanken (z.B. FAQ, Hilfsmittelliste für das Pflegegutachten)
* Erstellen/Führen von Excel-Tabellen
* Erstellen von PowerPoint-Präsentationen
* Reisemanagement: Buchen von Hotels zu den Sitzungen sowie Recherche der kostengünstigsten Hotels
* Büroorganisation: Verwaltung von Büromaterialien und technischem Equipment

Weitere Assistenz-Aufgaben im Rahmen des Fachreferats Pflege:
* Entgegennahme von Telefonaten von (Pflege-) Einrichtungen
* Aufnahme von telefonischen Beschwerden von Versicherten
* Bearbeitung des Posteingangs

Weitere Tätigkeiten können vom Vorgesetzten übertragen werden.
Die Aufgabenerledigung erfolgt im Auftrag der Verantwortlichen des Fachreferats Pflege in beratender und durchführender Tätigkeit.
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Wir erwarten von Ihnen:
* Organisation und soziale Kompetenz
* Teamfähigkeit und Freude an selbständiger Erledigung umrissener Aufgabenstellungen
* Kommunikationsfähigkeit
* Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme und zum selbständigen Handeln
* EDV-Kenntnisse
* Belastbarkeit und Lernbereitsch...