Sachbearbeiter*in Schulfach­angelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen

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Sachbearbeiterin Schulfach­angelegenheiten und Assistentin Abteilung Schulen
* Stadt Karlsruhe
* Karlsruhe
* Befristeter Vertrag
* Homeoffice möglich, Teilzeit, Vollzeit
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Sachbearbeiterin Schulfach­angelegenheiten und Assistentin Abteilung Schulen Stadt Karlsruhe

Sachbearbeiterin Schulfach­angelegenheiten und Assistentin Abteilung Schulen
Schul- und Sportamt
Start: nächstmöglich | befristet | Voll- oder Teilzeit (Tandem) | Bezahlung: bis E 8 TVöD
Das Schul- und Sportamt erfüllt die Schulträgeraufgaben der Stadt und sorgt für die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffent­lichen Schulen. Gleichzeitig werden dort im Rahmen der kommunalen Sportverwaltung die Rahmen­bedingungen für vielfältige und attraktive Sportangebote geschaffen. Die Abteilung Schulen ist der zentrale Fachbereich für alle Fragen rund um die Themen Schulgebäude und Schulausstattung, Schulfachangelegenheiten, Schulraumüberlassung und Schulsekretariatsfachangelegenheiten. Außerdem sind die Bereiche Schülerbeförderung und Schulverpflegung, IT‑Beratung und Beschaffung sowie Digitalisierung Schulen dieser Abteilung zugeordnet. Es handelt sich zunächst um einen befristeten Einsatz für die Dauer einer Krankheits­vertretung.
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Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag
Schulfachangelegenheiten: Sie übernehmen die Abwicklung der Schulgelder an den Fachschulen, verwalten die freien Lernmittel, wirken bei Mahn- und Beitreibungsverfahren mit und prüfen die Abrechnungen der Jugendbegleiterinnen.
Assistenz:** Als erste Ansprech­person am Telefon erledigen Sie zudem begleitende Assistenz­tätigkeiten für die Abteilungs­leitung und die Sachbereichs­leitungen. Außerdem erstellen Sie Beschluss­vorlagen, stellen diese in das Ratsinformations­system (SESSION) ein und bearbei­ten Vorgänge und Workflows im ENAIO. Weitere Schwerpunkte Ihrer Assistenz­tätigkeit sind das Führen und Aktualisieren des Leitfadens für die Schulsekretariate, die Mitwirkung bei der Organisation der regelmäßigen Dienstbesprechungen der Sekretariatskräfte sowie das Pflegen der Kontaktdatenlisten des Schul- und Sportamtes und der Schulen. Weiter übernehmen Sie eine koordinierende Rolle, indem Sie Abschreibungslisten überwachen.
Sitzungsdienst und Sekretariatsvertretung:** Sie verantworten den allgemeinen Sitzungsdienst, koordinieren und bereiten außerdem die Besprechungs­räume vor und übernehmen die Vertretung des Sekretariats der Amtsleitung.

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Ihr Profil auf einen Blick
Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als KauffrauKaufmann für Büro­management oder Verwaltungs­fachangestellte*r beziehungsweise eine gleichwertige Qualifikation.
Fachkenntnisse:** Sie arbeiten routiniert und sicher mit der gängigen IUK-Technik und den Microsoft-Office-Tools. Kenntnisse im städtischen Beschlusswesen sowie im Umgan...