Über uns: Am PIK forschen wir gemeinsam für eine sichere und nachhaltige Klimazukunft. Damit unsere Wissenschaftlerinnen weltweit Spitzenleistungen erbringen können, braucht es starke Teams im Hintergrund – in Management, IT und Administration. Als Teil der Leibniz-Gemeinschaft bieten wir unseren r...
Über uns: Am PIK forschen wir gemeinsam für eine sichere und nachhaltige Klimazukunft. Damit unsere Wissenschaftlerinnen weltweit Spitzenleistungen erbringen können, braucht es starke Teams im Hintergrund – in Management, IT und Administration. Als Teil der Leibniz-Gemeinschaft bieten wir unseren rund 480 Beschäftigten in Potsdam und Berlin ein lebendiges, interdisziplinäres Arbeitsumfeld. Verstärken Sie unser Team und gestalten Sie die Rahmenbedingungen für die Forschung von morgen aktiv mit! Sachbearbeiterin Konferenzmanagement (m/w/d) (Stellenausschreibungsnummer: 31-2026 Konferenzmanagement) E8 TV-L Brandenburg | Teilzeit (30 Stunden/Woche) | Potsdam Start:zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf zwei Jahre mit Option auf Entfristung Planbarkeit: geregelte, planbare Arbeitszeiten (keine Schicht-, Nacht- oder Wochenendarbeit) Sie bringen Leidenschaft für perfekte Organisation mit und behalten auch bei komplexen Abläufen stets den Überblick? Gestalten Sie den organisatorischen Rahmen für unsere wissenschaftlichen Veranstaltungsformate in Berlin und Potsdam – von der ersten Kalkulation bis zur erfolgreichen Durchführung vor Ort.
Sie unterstützen die Konferenzmanagerin des PIK bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und wissenschaftlichen Konferenzen, Ihre Aufgaben hierbei sind:
- Eventmanagement: Organisation, Durchführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen Veranstaltungsformaten, vor allem an unseren Standorten in Potsdam und Berlin sowie innerhalb Deutschlands
- Teilnehmendenverwaltung
- Fristen- und Terminsteuerung
- Beauftragung externer Leistungen im Veranstaltungskontext
- Interne Beratung: Beratung von Mitarbeiter*innen sowie Projektbeteiligten während des gesamten Organisationsprozesses
- Dienstleistersteuerung: Auswahl, Koordination und Steuerung externer Partner (z. B. Catering, Veranstaltungstechnik etc.)
- Finanz- und Vergabewesen: finanzielle Abwicklung von Veranstaltungen unter Berücksichtigung der geltenden Bestimmungen (Haushaltsordnung, Vergaberecht)
- Konzept- und Formatentwicklung: aktive Mitgestaltung innovativer Veranstaltungsformate (Ablauf, Logistik, Raumkonzepte) in Abstimmung mit der Konferenzmanagerin
Ihre Qualifikationen:
- Ausbildung: eine abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungswesen oder Hotelfach oder eine vergleichbare kaufmännische/administrative Qualifikation
- Berufserfahrung: Erfahrung in der Organisation analoger, digitaler und hybrider Konferenz- und Workshopformate, idealerweise im wissenschaftlichen/öffentlichen Sektor
- Sprach- und interkulturelle Kompetenz: exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Sozialkompetenz im Umgang mit Wissenschaftler*innen in einem internationalen Umfeld
- IT-Kenntnisse: sehr sicherer Umgang mit allen gängigen MS-Office-Anwendungen
- Arbeitsweise & Marktkenntnisse: strukturierte, zielorientierte Arbeitsweise; erste Marktkenntnisse im Raum Berlin/Potsdam sind von Vorteil
Wir ermutigen Sie, sich auch dann zu bewerben, wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir schätzen vielfältige Perspektiven und suchen eine motivierte Persönlichkeit für unser Team, da kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung selbstverständlich sind.
Wir bieten:
- Tarifliche Sicherheit: Vergütung nach TV-L Brandenburg E8 sowie weitere tarifliche Leistungen – Jahressonderzahlung, 30 Urlaubstage, arbeitsfrei am 24.12. und 31.12., betriebliche Altersvorsorge und eine bezuschusste Fahrkarte oder das Deutschland-Ticket Job
- Flexibles Arbeitsumfeld: Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Absprache bis zu 50 % Ihrer Arbeitszeit)
- Arbeitszeit nach Ihrer Lebenssituation: Das PIK unterstützt den Wiedereinstieg nach der Elternzeit ausdrücklich.
- Familienfreundliche Leistungen: Profitieren Sie von der betriebseigenen Kindertagesstätte „Geolino“, die sich in Laufnähe zum PIK im Wissenschaftspark Telegrafenberg befindet.
- Standort: Ihr Arbeitsplatz befindet sich auf dem traditionsreichen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung an Berlin
- Netzwerkmöglichkeiten: Zusammenarbeit mit einem nationalen und internationalen Netzwerk des PIK aus führenden Klima- und Wirtschaftsforschungsinstituten
- Kostenfrei: Ladestationen für E-Bikes auf dem Telegrafenberg-Campus
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