Sachbearbeiter*in am Zentrum für Entwicklungsforschung

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Sachbearbeiter*in am Zentrum für Entwicklungsforschung
* Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
* Bonn
* Feste Anstellung
* Teilzeit
* Erschienen: vor 12 Stunden
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Sachbearbeiteri...

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Sachbearbeiter*in am Zentrum für Entwicklungsforschung
* Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
* Bonn
* Feste Anstellung
* Teilzeit
* Erschienen: vor 12 Stunden
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Sachbearbeiterin am Zentrum für Entwicklungsforschung** Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.
Die neu eingerichtete Arbeitsgruppe und Professur Biodiversität und Umweltwandel am Zentrum für Entwicklungsforschung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Teilzeit (50%) eine*n
Sachbearbeiterin am Zentrum für Entwicklungsforschung**
Die Stelle umfasst ein vielseitiges und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld und unterstützt die Organisationseinheit in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen. Sie sorgt für reibungslose Abläufe im Sekretariat und entlastet die Professur sowie das Team im Tagesgeschäft.
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Ihre Aufgaben:
* Bearbeitung des Post- und E-Maileingangs, Verteilung der Post sowie Telefondienst,
* Bestellwesen (Materialbeschaffung, Rechnungsanweisung) und Raumplanung,
* Unterstützung bei der Organisation von Workshops und Veranstaltungen/Verteidigungen,
* Überblick über die Personalstruktur und deren Finanzierungen (Befristungen, Vertragslaufzeiten, Haushalts- und Drittmittelfinanzierungen etc.),
* Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen,
* Kommunikation mit und Onboarding von Mitarbeitenden und Studierenden,
* Führen von Terminplänen, sowie Terminabstimmung und -koordination,
* Gästebetreuung einschließlich Einladung, Begrüßung und Bewirtung sowie eigenständige Organisation von Gastaufenthalten,
* Kommunikation und Korrespondenz mit internationalen Mitarbeitenden, Gästen, Projektpartnern per Brief und E-Mail sowie auch in Telefonaten,
* Protokollführung bei Sitzungen/Meetings,
* Führen der Urlaubskartei, Krank- bzw. Gesundmeldungen,
* Pflegen der allgemeinen Inhalte der Arbeitsgruppe wie z.B. Mitgliederlisten, Veranstaltungen,
* Darstellung von Workflows, Dokumentationen und Informationen der Arbeitsgruppe auf Confluence,
* Unterstützung bei jährlichen Meldungen und Berichtserstellungen z.B. Publikationen
* regelmäßige Kontrolle des Haushaltsbudgets,
* Unterstützung bei der Zusammenstellung von PR relevanten Inhalten z.B. für Newsletter.

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Ihr Profil:
abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellter, Bürokaufmann/-frau, etc.) oder nachgewiesene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen,
* ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte u...