Office Manager Sekretariat & Empfang (m/w/d)
Deutsche Rheuma-Liga Nordrhein-Westfalen e.V.
Essen
Vollzeit
Weiterbildungsangebote
Flexible Arbeitszeiten
15.05.2026
Ref-Nr: SDE-94896
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Deutsche Rheuma-Liga Nordrhein-Westfalen e.V.
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Die Deutsche Rheuma-Liga Nordrhein-Westfalen e.V. ist die größte Selbsthilfeorganisation für Menschen mit rheumatischen Erkrankungen in NRW. Wir vertreten die Interessen von rund 30.000 Mitgliedern und werden von 95 regionalen, ehrenamtlich geführten Arbeitsgemeinschaften (AGs) getragen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für unsere Geschäftsstelle in Essen eine engagierte Persönlichkeit als
Office Manager (m/w/d) - Sekretariat & Empfang
in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).
Ihre Aufgaben:
Sie sind das organisatorische und kommunikative Zentrum unserer Landesgeschäftsstelle und übernehmen u. a.:
Empfang und zentrale Kommunikation
Freundlicher Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Mitgliedern und Ehrenamtlichen
* Bedienung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs (info@)
* Bearbeitung des täglichen Posteingangs inkl. Verteilung und Nachhaltung
Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
* Unterstützung der Geschäftsführung, des Vorstands und der Präsidentin/des Präsidenten
* Terminorganisation, Hotelbuchungen, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung
* Pflege von Daten, Listen und Übersichten
Gremien- und Veranstaltungsorganisation
* Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Arbeitskreisen, Versammlungen etc.
* Organisation von Bewirtung, Catering und logistischer Unterstützung bei Veranstaltungen
Service für Ehrenamt und Mitglieder
* Organisation und Abwicklung von Ehrungen (Ehrennadeln, Ehrenamtskarte NRW)
* Unterstützung bei Infomaterial-Bestellungen sowie allgemeinen Mitgliederanfrage
Koordination & Organisation
* Organisation externer Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Raum- und Materialpflege)
* Organisation des ärztlichen Telefonservices
* Allgemeine Logistik
Ihr Profil:
Sie sind ein Organisationstalent mit Kommunikationsstärke und bringen Leidenschaft für unsere gemeinnützige Arbeit mit:
* Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
* Erfahrung im Sekretariats‑, Empfangs‑ oder Verbandsbereich wünschenswert
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
* Freundliches, verbindliches Auftreten sowie hohe Service‑ und Kommunikationskompetenz
* Diskretion, hohe Zuverlässigkeit und Freude an der Arbeit in einem gemeinnützigen Umfeld
* Sicherer Umgang mit MS Office
Wir bieten Ihnen:
* Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einer etablierten Organisation.
* Einen Stellungumfang von 39 Wochenstunden.
* Die Möglichkeit einer betrieb...