Office Manager (m/w/d) Empfang & Seminarorganisation

Du behältst auch dann den Überblick, wenn am Empfang Besucher eintreffen, das Telefon klingelt und gleichzeitig die Vorbereitungen für das nächste Seminar laufen? Dann könnte die Position als Office Manager (m/w/d) Empfang & Seminarorganisation genau das Richtige für Dich sein. Für unseren Kunden i...

Du behältst auch dann den Überblick, wenn am Empfang Besucher eintreffen, das Telefon klingelt und gleichzeitig die Vorbereitungen für das nächste Seminar laufen? Dann könnte die Position als Office Manager (m/w/d) Empfang & Seminarorganisation genau das Richtige für Dich sein. Für unseren Kunden in Berlin suchen wir im Rahmen der Direktvermittlung eine engagierte Persönlichkeit, die als erste Anlaufstelle im Unternehmen überzeugt, Seminare und Veranstaltungen professionell koordiniert und mit Organisationstalent sowie Serviceorientierung für einen reibungslosen Büroalltag sorgt.

Deine Aufgaben

• Ob Kunden, Gäste oder Seminarteilnehmer – dank Deiner freundlichen Art fühlen sich alle von Anfang an willkommen
• Rund um Seminare und Schulungen sorgst Du dafür, dass organisatorisch alles reibungslos läuft
• Du koordinierst Termine, Schulungsräume, Unterlagen und alle organisatorischen Details rund um unsere Veranstaltungen
• Als kommunikative Schnittstelle koordinierst Du eingehende Anrufe, E-Mails und Anfragen
• Du pflegst Teilnehmer-, Kunden- und Veranstaltungsdaten und hältst die Systeme stets aktuell
• Im engen Austausch mit Teilnehmern, Referenten und Kollegen hältst Du alle wichtigen Fäden zusammen
• Du erstellst und verwaltest wichtige Unterlagen, Dokumente und Schulungsmaterialien
• Du unterstützt das Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Du sorgst dafür, dass sich Gäste, Teilnehmer und Kollegen in einem modernen und professionellen Arbeitsumfeld wohlfühlen
• Eigene Ideen und ein proaktives Mitdenken sind bei organisatorischen Projekten jederzeit willkommen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Empfang, in der Assistenz, Seminar- oder Veranstaltungsorganisation
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Deine Vorteile

• Direkte Festanstellung bei unserem Kunden im Rahmen der Direktvermittlung
• Ein Tag Homeoffice pro Woche für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag
• BVG-Ticket bzw. Zuschuss zum Deutschlandticket für Ihren täglichen Arbeitsweg
• Attraktiver und zentral gelegener Arbeitsplatz in Berlin mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Eine abwechslungsreiche Position mit der Kombination aus Empfang, Kundenkontakt und Seminarorganisation
• Angenehmes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und einem kollegialen Team

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