Mitarbeiter Empfang & Reiseadministration (m/w/d)

DVA Group
Die DVA Group ist ein international tätiges, familiengeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg und mehr als 50 Jahren Erfahrung. Wir entwickeln, produzieren und vertreiben chemische und biologische Produkte für die Landwirtschaft, das Gesundheitswesen, die Lebensmittelindustrie und...

DVA Group

Die DVA Group ist ein international tätiges, familiengeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg und mehr als 50 Jahren Erfahrung. Wir entwickeln, produzieren und vertreiben chemische und biologische Produkte für die Landwirtschaft, das Gesundheitswesen, die Lebensmittelindustrie und die Kunststoffverarbeitung. Mit mehr als 500 Mitarbeitenden aus über 25 Nationen und einem weltweiten Netzwerk aus Niederlassungen und Laboren verbinden wir internationale Kompetenz mit hanseatischer Tradition. Zur Unterstützung unseres Teams am Hamburger Standort suchen wir in Teilzeit eine serviceorientierte und organisationsstarke Persönlichkeit, die unseren Empfang professionell betreut und gleichzeitig die Reiseadministration der DVA Group übernimmt.

Ihre Aufgaben

Empfang und Office Management

• Professionelle Betreuung und Begrüßung unserer Gäste
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Administration des Versandsystems
• Verwaltung der Besprechungsräume einschließlich deren Vor- und Nachbereitung
• Koordination und Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Organisation und Unterstützung bei Firmenevents und internen Veranstaltungen
• Ansprechperson für organisatorische Anliegen unserer Mitarbeitenden
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und kurzfristigen Projekten
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroalltags

Reiseadministration

• Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Recherche und Vergleich geeigneter Reiseanbieter, Verbindungen, Transportmittel und Unterkünfte
• Koordination der Reiseabläufe unter Berücksichtigung von Kosten, Effizienz und den individuellen Anforderungen der Reisenden
• Verwaltung und Prüfung der Reisekosten
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
• Mitwirkung bei der Erstellung und Weiterentwicklung der unternehmensweiten Reiserichtlinie

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Tourismus, Reiseverkehr, Hotellerie oder Büromanagement
• Berufserfahrung am Empfang, im Office Management oder in der Organisation von Geschäftsreisen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägte Service- und Gastorientierung
• Herzliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Flexibilität, Offenheit und Belastbarkeit
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Arbeitsumfeld

Das erwartet Sie bei uns

• Eine abwechslungsreiche Teilzeitposition mit viel Eigenverantwortung
• Ein internationales und vielfältiges Arbeitsumfeld
• Direkter Kontakt zu Mitarbeitenden, Führungskräften, Geschäftspartnern und Gästen
• Gestaltungsspielraum bei der Optimierung von Abläufen im Office- und Reisemanagement
• Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage im Hamburger EMPORIO Tower
• Kurze Kommunikationswege und eine offene, kollegiale Zusammenarbeit

Interesse geweckt?