Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

Einleitung
Sie sind das erste Gesicht in den Büroräumen und die erste Stimme der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH. In dieser zentralen Funktion übernehmen Sie den professionellen Empfang unserer Besucher, die Telefonzentrale sowie vielfältige organisatorische Aufgaben im täglichen Bürobetrieb....

Einleitung

Sie sind das erste Gesicht in den Büroräumen und die erste Stimme der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH. In dieser zentralen Funktion übernehmen Sie den professionellen Empfang unserer Besucher, die Telefonzentrale sowie vielfältige organisatorische Aufgaben im täglichen Bürobetrieb. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang, behalten den Überblick und sind ein verlässlicher erster Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister und Geschäftspartner. Rahmenbedingungen:

• Arbeitsort: Frankfurt am Main (Innenstadt)
• Arbeitszeit: Sie arbeiten in der Regel in einem Arbeitszeitmodell von Montag bis Freitag von 8:30 Uhr bis 18:00 Uhr mit einer täglichen Pause von insgesamt 90 Minuten
• Beginn: Ab sofort

Aufgaben

• Professionelle Besetzung und Organisation des Empfangsbereichs als zentraler erster Ansprechpartner
• Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern, Gästen und anderen Besuchern
• Bedienung und Organisation der Telefonzentrale einschließlich Entgegennahme, Einordnung und Weiterleitung von Anrufen
• Aufnahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Kunden-, Besucher- und Geschäftspartneranliegen an die zuständigen Stellen
• Entgegennahme, Sortierung und interne Verteilung des Posteingangs sowie Organisation des Postausgangs
• Organisation und Vor- sowie Nachbereiten von Besprechungs- und Konferenzräumen
• Durchführung kleinerer Besorgungen und Einkaufsgänge für den laufenden Bürobetrieb
• Koordination und Bestellung von Büro-, Verbrauchs- und Bewirtungsmaterialien
• Unterstützung bei der Bewirtung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben im Office Management
• Terminmanagement (Konferenzen und Besprechungen)
• Organisation und Verwaltung zentraler gemeinschaftlich genutzter Ressourcen
• Koordination mit Hausverwaltung, Lieferanten, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Anliegen des täglichen Bürobetriebs
• Sicherstellung eines professionellen, gepflegten und gastfreundlichen Erscheinungsbildes des Empfangs, der Besprechungsräume und der Büroflächen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation von Vorteil
• Berufserfahrung im Empfang, Office Management, Sekretariat, Assistenz oder einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
• Sicherer und professioneller Umgang mit Besuchern, Geschäftspartnern und Dienstleistern
• Souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten
• Ausgeprägte Serviceorientierung und hohe Zuverlässigkeit
• Organisationstalent sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitaler Kommunikation
• Bereitschaft, auch praktische und organisatorische Aufgaben eigenständig zu übernehmen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit internen und vertraulichen Informationen
• Flexibilität, Belastbarkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit

Wir bieten

• Zentrale und sichtbare Position mit hoher Bedeutung für den professionellen Auftritt der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH
• Attraktive Vergütungsstruktur
• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gesellschaftlich und städtebaulich bedeutenden Großprojekt
• Direkter Kontakt mit Mitarbeitenden, Gästen, Geschäftspartnern und Projektbeteiligten
• Zusammenarbeit mit einem hochqualifizierten, interdisziplinären Team
• Modernes Arbeitsumfeld im Zentrum von Frankfurt am Main

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