Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Firmen von A-ZKarriere-MagazinTools & RechnerFür Arbeitgeber
Was?
Wo?
Job schnappen

Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)
Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht
Heidelberg
Vollzeit
Teilzeit
Weiterbildungsangebote
Tarifvergütung
Urlaub >= 30
Onboarding
Teilw...

Firmen von A-ZKarriere-MagazinTools & RechnerFür Arbeitgeber
Was?
Wo?
Job schnappen

Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)
Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht
Heidelberg
Vollzeit
Teilzeit
Weiterbildungsangebote
Tarifvergütung
Urlaub >= 30
Onboarding
Teilweise Remote
17.08.2026
Ref-Nr: SDE-115430
Jetzt bewerben
Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)
Jetzt bewerben
Jetzt bewerben
Am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht arbeiten Wissenschaftler*innen an grundlegenden Fragestellungen und aktuellen Herausforderungen des Völkerrechts, des Unionsrechts sowie des öffentlichen Rechts verschiedener Staaten. Unterstützt von zahlreichen internationalen Gastforschenden entsteht so ein lebendiges Netzwerk wissenschaftlichen Austauschs. Unsere Bibliothek gehört zu den größten juristischen Spezialbibliotheken in Europa und genießt auch weltweit eine erstklassige Reputation.
Das Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht sucht, in Vollzeit oder Teilzeit, zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zur Verstärkung unseres Veranstaltungskoordinationsteams eine
Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Verlängerung des Arbeitsverhältnisses wird jedoch angestrebt.


Ihre Aufgaben:
Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung wissenschaftlicher Konferenzen, Workshops, Vortragsveranstaltungen und weiterer Veranstaltungsformate in enger Zusammenarbeit mit den Wissenschaftlerinnen und weiteren internen Fachbereichen
* Koordination und Steuerung externer Dienstleistungsunternehmen, insbesondere aus den Bereichen Catering, Veranstaltungstechnik, Hotellerie und Agenturen
* Organisation des Teilnehmenden- und Referierendenmanagements, insbesondere Einladungsmanagement, Anmeldeverfahren sowie Reise- und Hotelkoordination
* Korrespondenz und Kommunikation mit nationalen und internationalen Gästen in deutscher und englischer Sprache (mündlich und schriftlich)
Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsunterlagen in Abstimmung mit den Wissenschaftlerinnen und gegebenenfalls dem Team Wissenschaftskommunikation
* Unterstützung bei der Budgetplanung, Budgetüberwachung und Veranstaltungsabrechnung, einschließlich Rechnungsprüfung und Zusammenarbeit mit Einkauf und Finanzverwaltung
* Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Professionalisierung des Veranstaltungsmanagements, insbesondere durch die Standardisierung von Prozessen, die Erstellung und Pflege von Checklisten und Vorlagen sowie die Einführung und Nutzung digitaler Werkzeuge und Veranstaltungsmanagementsysteme (z. B. Indico)
* Unterstützung des Eventteams bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben sowie Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität und organisatorischen Abläufe

Ihr Profil:
* Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung i...