DIE MESSE BERLIN
Die Messe Berlin zählt mit ihren Tochtergesellschaften und Beteiligungen aufgrund ihrer nationalen und internationalen Aktivitäten in den Bereichen Messen, Ausstellungen und Kongresse zu den weltweit führenden Unternehmen der Branche. Sie lebt vom Erfolg ihrer Veranstaltungen und dem Engagement ihrer Mitarbeitenden für die Zufriedenheit ihrer Kundschaft aus aller Welt. Wir suchen Impulsgebende mit Gastgeber-Mentalität, die unsere Unternehmenswerte teilen. Dabei fördern wir ein Arbeitsumfeld der Chancengleichheit und des gegenseitigen Respekts. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Mitarbeitenden sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Arbeit. Wir glauben, dass Diversität ein treibender Erfolgsfaktor ist, und freuen uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig vom Geschlecht, ethnischer, sozialer und nationaler Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung und Familienstand. Bei uns zählen deine Erfahrungen, deine Qualifikation und deine Motivation. Wir laden dich ein, dich mit uns zu engagieren und dich in das spannende Geschehen eines äußerst lebendigen und abwechslungsreichen, internationalen Geschäftsfeldes einzubringen. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Da wir uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt haben, begrüßen wir besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Deine Aufgaben
- Du koordinierst und verantwortest eigenständig organisatorische und administrative Grundsatzaufgaben der Bereichsleitung (m/w/d) Einkauf und unterstützt diese bei der Steuerung bereichsübergreifender Themen.
- Du fungierst als zentrale Ansprechperson für administrative und organisatorische Fragestellungen innerhalb des Einkaufs und koordinierst die Zusammenarbeit mit internen Schnittstellenbereichen.
- Du erstellst eigenständig Reports, Statistiken, Analysen und Managementvorlagen zu einkaufsrelevanten Kennzahlen (KPIs), bereitest Entscheidungsvorlagen auf und unterstützt die Bereichsleitung (m/w/d) durch aussagekräftige Auswertungen und Ableitungen.
- Du betreust und monitorst das zentrale Vertragsmanagement des Einkaufs. Dabei überwachst du als Unterstützung für die Einkäufer:innen die Vertragslaufzeiten, Fristen und Wiedervorlagen, analysierst Datenqualitäten, identifizierst Optimierungsbedarfe und leitest eigenständig erforderliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Prozesssicherheit ein.
- Du führst eigenverantwortlich Kontrollen im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) durch, dokumentierst die Ergebnisse, bewertest Abweichungen und veranlasst geeignete Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen in Abstimmung mit der Bereichsleitung Einkauf.
- Du unterstützt das Fuhrparkmanagement bei kaufmännischen und vertragsbezogenen Themen, bearbeitest eigenständig Geschäftsvorfälle und wirkst bei der Optimierung der zugehörigen administrativen Prozesse mit.
- Du koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Terminen mit internen und externen Stakeholdern. Hierzu gehören die eigenständige Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen, die Dokumentation von Ergebnissen sowie die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
Deine Qualifikationen
Fachlich:
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Weiterbildung (z. B. Fachwirt:in, Betriebswirt:in (VWA), Wirtschaftsfachwirt:in) oder eine vergleichbare Qualifikation wie z. B. ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium bzw. bringst durch relevante Berufspraxis erworbene vergleichbare Kenntnisse mit.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer kaufmännischen Assistenz-, Sachbearbeitungs- oder Koordinationsfunktion oder vergleichbar
- Erfahrung in der Erstellung, Analyse und Interpretation von Reports, Statistiken und Managementauswertungen
- Idealerweise Kenntnisse von Einkaufs-, Vertrags- oder Beschaffungsprozessen
- Sehr guter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Excel, Outlook, Word und PowerPoint
- Idealerweise SAP S4 Hana-Kenntnisse
Persönlich:
Du bist neugierig und trägst deinen Veränderungswillen aktiv nach außen.
Du legst großen Wert auf Diversität und Inklusion und bist überzeugt, dass ein vielfältiges Arbeitsumfeld unsere Kreativität und Innovationskraft stärkt.
- Kunden(nutzen)orientierung
Du verfügst über eine kundenorientierte Persönlichkeit und erfragst und priorisierst Kundenbedarfe.
- Eigeninitiatives Handeln & aktive Übernahme von Eigenverantwortung
Du handelst verantwortungsbewusst und zielorientiert.
- Lernbereitschaft & -fähigkeit
Kontinuierliche Weiterentwicklung und eine hohe Lernbereitschaft zeichnen dich aus.
Du gehst sorgsam mit Ressourcen und Energie um und unterstützt uns somit unsere ökologischen und sozialen Ziele zu erreichen.
Du bist in der Lage dich selbst einzuschätzen und stehst Feedback gegenüber offen.
Du kannst Aufgaben in Arbeitsschritte herunterbrechen und in Arbeitspaketen zusammenführen um sie zeit-/ und ergebnisgerecht zu liefern.
Du kannst effektiv mit anderen kommunizieren und Beziehungen aufbauen.
Du gehst methodisch & strukturiert vor und berücksichtigst dabei komplexe Zusammenhänge und triffst auf dieser Basis Entscheidungen.
- Organisationskompetenz & Planung
Du gehst strukturiert und planvoll vor.
Wir laden dich ein, dich mit uns zu engagieren und dich in das spannende Geschehen eines äußerst lebendigen und abwechslungsreichen, internationalen Geschäftsfeldes einzubringen. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Da wir uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt haben, begrüßen wir besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Wir bieten
Gemeinsam mobil mit einem Zuschuss zum BVG-Firmenticket.
Vertrauensarbeitszeit und Home-Office-Optionen.
Wohlbefinden im Fokus durch Gesundheitsangebote und Unterstützungsdienste.
Erlebe mit uns hauseigene Events hautnah und kostenfrei.
Arbeite bis zu 30 Tage in ausgewählten Ländern.
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Wachse mit uns durch gezielte Weiterbildungsangebote.
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- Attraktives Gehalt mit Bindung an Tarifvertrag
Neben Sonderzahlungen erwarten dich weitere mögliche Zuschüsse.
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